O desafio de organizar o Fundo Fixo!

É verdade que existe um desafio de organizar o Fundo Fixo para iniciantes na tarefa. Natural! Porém com o passar dos dias, a coisa fica mais fácil de se gerir e o receio de cometer erros no controle do dinheiro da empresa desaparece. O Fundo Fixo é um sistema de controle de caixa que objetiva separar uma verba mensal, de valor fixo, para despesas menores e emergenciais, tais como transportes, compra de um material/produto que precisa imediatamente (de valor baixo), lanche para a equipe, impressões, cópias, encadernações e etc. A natureza da qual os gastos que serão quitados a partir dos valores do fundo fixo vão de empresa para empresa.

Para facilitar a comunicação e o entendimento por parte desse texto, vou deixar claro algumas funções organizacionais, sem querer universalizá-las, para ilustrar uma possível estrutura interna de uma Organização. São elas:

  • Gestor Financeiro: responsável pelos pagamentos, pela liberação de recursos e por controlar o fluxo de dinheiro da empresa. É quem assina o cheque!
  • Colaborar responsável: será aquele colaborador que tem a responsabilidade de cuidar do Fundo Fixo.

Podemos estabelecer sete etapas para estruturar o processo do Fundo Fixo São eles:

1 – DETERMINAR O RESPONSÁVEL PELO FUNDO FIXO

Exatamente! O primeiro passo é determinar quem é o responsável pelo Fundo Fixo e temos que lembrar que Responsabilidade deve estar em sintonia com Autoridade, ou seja, para que o colaborador possa ser o responsável pelo Fundo Fixo ele deve ter a autoridade para decidir como gastar os recursos do mesmo. Lembrando que responsabilidade é “dever de prestar contas” e que ao final do período o colaborador terá que explicar o que fez com os recursos e o porquê.

2 – LOCAL DE ACOMODAÇÃO DO FUNDO FIXO

O segundo passo é determinarmos um local onde guardaremos o Fundo Fixo. Pode ser um armário, uma gaveta ou um cofre. O ideal é que seja um local onde apenas o colaborador responsável tenha acesso.

Sugiro também colocar o Fundo Fixo e toda a sua documentação de suporte em um malote com cadeado, conforme figura abaixo:

Figura – 1: Malote

Esse tipo de malote tem um custo muito baixo e é um simples instrumento de controle que dará uma maior segurança no armazenamento dos recursos e documentações envolvidas. É um custo/benefício que vale muito a pena.

3 – DISPONIBILIZAÇÃO DO SALDO INICIAL DO FUNDO FIXO

A terceira decisão que devemos tomar no momento de criar o Fundo Fixo é decidir sobre o seu valor. A sugestão que dou é que esse valor corresponda à necessidade mensal de gastos com pequenos valores que não precisam de burocracia para aprovação. Posso citar como exemplo o lanche eventual para um colaborador ou um prestador de serviço. Pode ser também uma impressão de um cartaz, a compra de bateria do controle do ar condicionado que acabou, uma lâmpada que queimou e etc.

Lembre-se que a ideia do Fundo Fixo é socorrer a organização em situações que podem ocorrer de forma emergencial, sem planejamento, em que os valores das compras sejam pequenos.

Para facilitar o entendimento e explicação desse post, vamos colocar o valor do Fundo Fixo de R$ 500,00 (quinhentos reais).

4 – TETO DE GASTOS POR COMPRA

Assim como devemos estabelecer um saldo de gastos possível por mês no Fundo Fixo, devemos estipular um limite de gastos máximos por compra, que pode ser controlado e avaliado pelo valor contido no documento fiscal dos gastos.

Essa sugestão se dá pelo fato de evitar a possibilidade de em uma compra apenas, consumir todos os recursos disponíveis no Fundo Fixo e, dessa forma, descaracterizar a sua natureza de utilização. Sugiro que o valor máximo por compra seja inferior a R$ 50,00, mas cada caso é um caso e cada Organização tem suas próprias peculiaridades.

5 – PAGAMENTOS REALIZADOS PELO FUNDO FIXO

Ao longo do mês os recursos do Fundo Fixo serão consumidos. É importante destacar que para cada saída de recurso deverá existir um documento de suporte com valor contábil que comprove a saída do mesmo. Seja esse comprovante um recibo, uma nota fiscal, cupom fiscal e etc.

Na maioria das vezes quem controla o Fundo Fixo não faz as pequenas compras, mas disponibiliza o recurso para que terceiros façam a mesma. Na correria do dia a dia é possível disponibilizar os recursos e esquecermos de exigir que esses terceiros prestem contas dos recursos disponibilizados. Para isso dou como sugestão fazer uma pequena requisição, uma espécie de “mini cheque”, conforme figura abaixo:

 

Figura – 2: Modelo de requisição de valores do fundo fixo

Toda vez que for liberar recursos do Fundo Fixo para que um terceiro faça a compra, preencha a requisição e peça para o mesmo assina no verso. Guarde a requisição assinada junto ao malote onde você guarda o Fundo Fixo. No momento da prestação de contas, troque a requisição assinada pelos documentos que comprovem os gastos. Quando o terceiro prestar contas e você devolver a requisição ao mesmo, oriente-o a rasga-lo e jogá-lo fora, pois sua utilidade já não é mais necessária.

Tenha uma quantidade suficiente impressa para que você tenha sempre disponível essa requisição no momento em que precisar. Simples assim!!!

Outra dica muito importante é que o colaborador que fez as compras deve assinar todos os documentos de suporte aos gastos (recibos, notas fiscais, cupons fiscais e etc), atestando que foi o mesmo que fez aquela compra.

6 – CONTROLE DO FUNDO FIXO

Ao início do mês, o colaborador responsável pelo Fundo Fixo fará o registro e controle de todos os gastos realizados no mês anterior. Esse controle deve ser feito para enviar a documentação a contabilidade para os devidos registros, analisar se os recursos do Fundo Fixo foram gastos conforme a sua natureza (em pagamentos a valores menores), se foram realmente necessários e embasar a solicitação para a sua restituição. Ao final do controle, as seguintes informações devem ser apresentadas:

 

Saldo Inicial R$ 500,00
Total de Gastos R$ 275,00
Saldo Final R$ 225,00
Necessidade de reposição R$ 275,00

Vale destacar que devem ser anexados no controle do Fundo Fixo todos os documentos que comprovem a saída dos R$ 275,00 (em nosso exemplo). Observem que a “Necessidade de reposição” é igual ao “Total de gastos”. Isso se dá pelo fato de que devemos iniciar o mês com o Fundo Fixo em seu valor fixo, no nosso exemplo de R$ 500,00, por isso que o nome é “Fundo Fixo”.

7 – REPOSIÇÃO DO FUNDO FIXO

A reposição do Fundo Fixo é um ritual que deve ocorrer todos os meses, sempre no início de cada mês. E sugiro que ocorra da seguinte forma:

O colaborador responsável pelo Fundo Fixo fará a prestação de contas dos gastos do mês anterior, solicitando ao mesmo tempo a reposição dos valores gastos. Ele terá um momento com o Gestor Financeiro onde apresentará o Controle de Gastos, os documentos de suporte assinados e o saldo disponível do Fundo Fixo. Por conta da tecnologia disponível nos dias atuais, esse processo pode ser feito todo via digital, através de sistemas que permitam a postagem de anexos (documentos fiscais) e que fique registrado a aprovação do Gestor Financeiro a prestação de contas realizadas.

O Gestor Financeiro analisará o controle e os documentos apresentados e, se estiver tudo em conformidade, autorizará a liberação do recurso para recompor o valor do Fundo Fixo. Essa recomposição pode ser feita de diversas formas, mas a mais comum é com o preenchimento de um cheque que após ser sacado, terá os seus valores inseridos no Fundo Fixo, para que o mesmo inicie o mês em seu valor fixo e predeterminado de R$ 500,00.

Após esse trâmite, você voltará ao passo 5 – PAGAMENTOS REALIZADOS PELO FUNDO FIXO e seguirá tudo novamente.

Simples assim!!!

 

Façam o download do Modelo de Requisição e de Controle do Fundo Fixo!

Gervazio Lopes

Gervazio Lopes

Escolheu Administração como profissão e Empreendedorismo como carreira. É um Caçador de Oportunidades, crossnetwork, empreendedor, palestrante, professor e voluntário. Se define como um conservador, católico, defensor da tradição e da liberdade e estimulador do protagonismo individual para fortalecimento das famílias, desenvolvimento de indivíduos e de sociedades.

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