Home Office – o que é e como implantar?

As transformações tecnológicas têm pressionado as organizações a se reinventarem constantemente, encontrando novas maneiras de garantirem suas entregas e seus resultados, ao mesmo tempo em que conseguem desenvolver novas lideranças e reter talentos… tudo isso em um ambiente altamente competitivo e sofisticado. O desafio é enorme, o aprendizado é contínuo e as mudanças ocorrem a todo instante em nível exponencial.

Paralelo a isso tudo, o mundo tem parecido caótico, com crises diversas, conflitos variados e espalhados em todos os lugares, crises políticas, crises econômicas, guerra cultural e a inversão de valores, indivíduos e comunidades perdendo sua própria identidade, famílias se deteriorando, pandemias e a sensação de que as coisas estão piorando a cada dia.

Para acompanhar as transformações tecnológicas existentes e contornar as consequências dos diversos conflitos existentes atualmente, as organizações apostam em ideias e ações disruptivas e uma delas é o home office.

 

O conceito de Home Office

Home office é um termo em inglês que quer dizer “escritório em casa” ou “trabalho domiciliar”, que significa, em outras palavras, manter suas principais operações profissionais e realizar suas principais responsabilidades do trabalho a partir de sua casa, utilizando tecnologias da informação e comunicação que permitam a produtividade, a qualidade das entregas, o controle do trabalho e da sua produtividade.

É algo novo no Brasil e seu formato foi validado juridicamente no ano de 2017 através da reforma trabalhista, quando foi aprovada a Lei do Teletrabalho, que alterou a CLT em alguns dos seus artigos, em especial o 6º que passou a ter o seguinte teor:

Art. 6º Não se distingue entre o trabalho realizado no estabelecimento do empregador, o executado no domicílio do empregado e o realizado a distância, desde que esteja caracterizada a relação de emprego”.

Parágrafo Único: Os meios telemáticos e informatizados de comando, controle e supervisão se equiparam, para fins de subordinação jurídica, aos meios pessoais e diretos de comando, controle e supervisão do trabalho alheio.

A reforma trabalhista trouxe o conceito de teletrabalho e considera “teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo” (artigo 75-b).

Para exemplificar o conceito: o vendedor que trabalha externamente não se enquadra no teletrabalho, assim como o gari ou profissionais de limpeza que trabalham nas ruas. De outro modo, o colaborador que, uma vez ou outra trabalha em casa, também não se enquadra nesse dispositivo legal, toda via, o colaborador que trabalha a partir de casa e vai uma vez ou outra no escritório, não perde a condição do teletrabalho.

Diante do cenário atual eis as perguntas relevantes: apesar da legislação própria e permissão legal, existe necessidades das empresas e dos colaboradores adotarem home office? Implantar uma cultura de home office é uma boa ideia? O que devemos levar em consideração caso tomemos a decisão de implantar o home office como cultura organizacional? Para responder a essas perguntas, refletiremos sobre a posição dos principais players desse contexto.

 

A posição da Empresa – O Programa de Home Office

Como toda ação organizacional deve ser bem planejada, organizada, dirigida e controlada, com o home office não seria diferente. Para que o conceito funcione, transforme positivamente a cultura da organização, gere os benefícios esperados e, acima de tudo, garanta a sobrevivência e competitividade da empresa é necessário que o mesmo seja bem arquitetado e estruturado com todos os detalhes possíveis.

Abaixo listo alguns dos itens que são imprescindíveis para se ter uma boa política de home office e garantir que a mesma faça parte da estrutura de compliance e gerenciada como tal. Em seguida, explicarei cada uma delas:

  1. Da contextualização;
  2. Dos benefícios gerados;
  3. Da estrutura mínima;
  4. Da tecnologia da informação e comunicação;
  5. Do segurança da informação;
  6. Da jornada de trabalho, registro e controle;
  7. Dos critérios para adesão ao programa;
  8. Da responsabilidade dos colaboradores.

 

1. Da Contextualização

Quando se implanta um programa dentro da empresa é importante contextualizar, em artigos simples, as razões e motivações que levaram a empresa à sua implementação, bem como as conexões que tal programa terá com os vários setores internos e, a depender, com o mundo externo.

 

2. Dos benefícios gerados

O home office existe para gerar benefícios, desde que o programa seja estruturado e forneça reais condições de atender as necessidades atuais da Empresa, dos colaboradores, das famílias e da sociedade. Ter a ideia dos benefícios esperados nos permite estabelecer objetivos próprios para o programa e avaliar, posteriormente, seus resultados. Os principais benefícios do home office são:

 

Benefícios para a Empresa:

– Aumento da produtividade dos colaboradores – foco nas entregas;

– Redução de custos relacionados a espaço físico;

– Flexibilidade na realização dos trabalhos;

– Maior rapidez nas decisões e operações, pois acaba com a síndrome das reuniões;

– Maior competitividade, pois a Empresa reduz os riscos de serem impactadas por questões políticas/sociais, tais como manifestações, pandemias e etc;

– Retenção de talentos.

 

Benefícios para os colaboradores:

– Redução de deslocamentos, o que lhe dá mais tempo disponível no dia;

– Diminuição de gastos com transporte, alimentação e vestuário;

– Melhores condições para o descanso nas pausas da jornada de trabalho;

– Trabalho ao ritmo individual;

– Redução do estresse;

– Alimentação mais saudável;

– Mais contato com membros da família;

– Melhoria na qualidade de vida.

 

Benefícios para as famílias:

– Harmonia entre a vida familiar e profissional;

– Maior contato com os filhos;

– Mais tempo para gerenciar o lar e as necessidades da família como um todo.

 

Benefícios para a sociedade:

– Redução da poluição derivada do CO²;

– Redução da poluição sonora;

– Flexibilidade para o desenvolvimento da empregabilidade dos cidadãos;

– Redução do fluxo de pessoas no trânsito;

– Redução do estresse coletivo.

 

3. Da estrutura mínima

Para se ter um escritório em casa é necessário ter uma estrutura mínima. A empresa pode estabelecer qual estrutura mínima ela espera que o colaborador disponha para aderir ao programa, de modo que sua eficiência, eficácia e efetividade sejam resguardadas.

É comum empresas contratarem vendedores que possuam veículos próprios, do mesmo modo, a empresa pode estabelecer os critérios mínimos necessários para que o labor possa ser realizado a partir do lar. Itens como conexão com internet, espaço reservado, webcam, capacidade do computador e etc, fazem parte do leque de requisitos necessário para que o colaborador possa aderir ao programa.

Caso a empresa disponibilize algum equipamento, serviço ou custeie algo para o colaborador, é necessário que tal ação seja formalizada em um Termo de Responsabilidade, onde se registrará a obrigação de ambas as partes.

 

4. Da tecnologia da informação e comunicação

Na política do programa home office é importante deixar claro quais são as principais tecnologias da informação e comunicação que serão utilizadas. Os principais cuidados que devem ser tomados e indicar, se existir, políticas específicas de cada uma dessas tecnologias.

 

5. Do segurança da informação

É possível que o colaborador receba visitas inesperadas de amigos, parentes, além da presença dos próprios familiares no lar, portanto, é imprescindível que o mesmo tenha ciência de que, apesar de estar trabalhando da própria casa, as informações que tem acesso a partir das tecnologias da informação e comunicação são propriedades da empresa e, em virtude disso, elas devem ser protegidas de terceiros.

Fazer menção a existência da política de segurança da informação é um item que pode estar presente na política do programa home office. Caso não exista tal política, alguns artigos precisam ser inseridos para abordar sobre o impedimento de acesso de terceiros as informações da empresa e os riscos associados a isso, inclusive o de demissão por justa causa.

 

6. Da jornada de trabalho, registro e controle

O programa precisa explicar como as tecnologias de informação e comunicação registrarão a jornada de trabalho do colaborador, os horários ou tempo total de acesso, bem como o seu trabalho será medido, monitorado e controlado. Esses critérios devem ser utilizados para parametrizar os softwares da empresa, de modo que a tecnologia seja utilizada para que tais critérios sejam respeitados.

 

7. Dos critérios para adesão ao programa

Infelizmente nem todos os cargos e nem todos os profissionais possuem perfil para trabalhar no modelo home office. Deixar claro quais cargos poderão aderir ao programa, bem como o perfil esperado do profissional, ajudará no sucesso do mesmo. Estabelecer esses e outros critérios é fundamental para que toda a empresa possa adaptar-se ao modelo de trabalho via home office.

 

8. Da responsabilidade dos colaboradores

Vale registrar, também, o que se espera dos colaboradores e as responsabilidades específicas para quem trabalha no modelo do home office. Como diz o ditado “o acordado não sai caro e nem barato”, nunca é demais deixar claro o que se espera do colaborador diante do seu trabalho e da forma que se deve trabalhar.

 

A posição do Colaborador – Organização do Home Office

Os colaboradores, por sua vez, precisam se preparar e se estruturar para trabalhar no home office. Ninguém que teve sucesso com tal modelo de trabalho acordou um belo dia e disse “vou trabalhar em casa a partir de agora” e fim. Existiu um planejamento inicial, existiu uma negociação com a família, definiu-se um local reservado para não ser interrompido, criou-se regras de acesso ao espaço de trabalho, bem como para interrupções durante a jornada de trabalho e etc. Após essa jornada inicial, com o tempo, a “prática leva a perfeição”.

O colaborador precisa ter consciência que o lar é um local sagrado, onde se vive em comunhão com a família, que é o local onde seus filhos irão se desenvolver, criar raízes e crescer. Em virtude disso, deve se dialogar com os entes familiares e estabelecer regras de convivência para que a felicidade de se trabalhar em casa não se transforme em um pesadelo.

Para pensar sobre as regras de convivência e estabelecer um modelo de home office que agregue a harmonia do lar, é necessário dialogar sobre:

– Horário de trabalho: normalmente definido pela empresa, mas caso seja livre, é necessário definir um para que a família saiba que naquele horário você está “ocupado”;

– Local de trabalho: de preferência um local que atenda as exigências da empresa e que se conecte com as necessidades e disponibilidade da família. Caso exista um choque entre a necessidade da empresa e a da família, é necessário estabelecer um acordo em que exista algum tipo de compensação familiar para as perdas geradas por conta do espaço perdido para o home office. Deve-se levar em consideração a ergonomia, pois, apesar de estar em casa, você passará um bom tempo no mesmo local e na mesma posição.

– Ritual de interrupção: é bem provável que a rotina do lar, em alguns momentos, demande a atenção do colaborador, portanto é necessário acordar uma espécie de ritual para toda vez que a família necessite desviar a atenção do colaborador do seu trabalho. Pode se criar um kanban do tipo vermelho = urgente; amarelo = circunstancial; verde = importante; e definir o que cada um desses itens significa e como eles devem ser comunicados e para que servem. Pode-se estabelecer que a interrupção é livre, porém que quando estiver com a plaquinha vermelha na porta, só em casos de emergência. A dinâmica da família, bem como a criatividade do colaborador e seus familiares é que vão dar o sabor à prática do home office e ao ritual de interrupção.

– Rodada de feedback: é importante, de tempos em tempos, dialogar com os membros da família e obter deles o feedback sobre o impacto que a dinâmica do home office está imprimindo no lar. Observar o que está funcionando e o que não está funcionando é de valor incalculável para a harmonia da família, manter a integridade do lar e a produtividade no trabalho.

A família deve ser um porto seguro e um alicerce forte para que o colaborador seja bem-sucedido ao trabalhar na modalidade de home office. O colaborador, por sua vez, tem na família uma das principais razões que o motivam a trabalhar e ambicionar crescer profissionalmente. Em virtude dessa conexão harmônica de objetivos, o home office tornasse numa medida fantástica para fortalecer os laços familiares e os laços organizacionais, já que ao ajudar o colaborador a fortalecer os seus laços familiares, a empresa ganha em reciprocidade sua fidelidade e lealdade.

 

A posição da Família – O respeito e valorização do trabalho

A família deve ficar agradecida e abençoar a oportunidade de ter seus líderes ou filhos trabalhando a partir do lar. A convivência entre os membros da família tornasse maior, as relações tendem a se fortalecer, o aproveitamento da fase de crescimento dos filhos ganha, tanto em tempo quanto em qualidade, e o estresse coletivo tende a reduzir.

O respeito, termo que vulgarizou ultimamente por questões ideológicas, deve pautar todas as posições envolvidas e o amor deve reinar nas relações. A família precisa entender que apesar do seu ente querido estar em casa, o mesmo tem uma responsabilidade profissional que, no horário de trabalho, é superior a responsabilidade dele enquanto agende do lar, salvo em casos de urgência e emergência. Respeitar o espaço e horário de trabalho é fundamental e aproveitar a pausa para o almoço e as famosas “pausas para o café” são momentos para troca de afetos e dialogar sobre as responsabilidades da casa. O ditado que diz “amigos, amigos, negócios à parte”, se aplica bem para esse contexto.

Se harmoniosamente organizado, o home office traz ganho para todos e por conta disso, todos devem contribuir para o seu sucesso. Nessas horas, devemos lembrar que “a união faz a força”.

Se sua empresa ainda não implantou um programa de home office, é hora de reavaliar tal decisão e se antecipar aos novos tempos… tempos em que as pessoas querem mais tempo para o que importa e as empresas querem mais produtividade com o tempo disponível. Tempo e informação, as coisas mais valiosas no mundo atual, são variáveis otimizadas e bem aproveitadas quando se implanta uma cultura do home office.

E ai, já pensou em trabalhar a partir de casa?

Gervazio Lopes

Gervazio Lopes

Escolheu Administração como profissão e Empreendedorismo como carreira. É um Caçador de Oportunidades, crossnetwork, empreendedor, palestrante, professor e voluntário. Se define como um conservador, católico, defensor da tradição e da liberdade e estimulador do protagonismo individual para fortalecimento das famílias, desenvolvimento de indivíduos e de sociedades.

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